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Vorlagen

Diese Vorlagen sind an der August-Hermann-Francke-Schule Hamburg das Hilfsmittel, um zu Zeugniszeiten möglichst schnell, sauber und mit möglichst wenig Fehlerquellen Zeugnisse zu schreiben. Es besteht pro Klasse aus einer zentralen Datei notenvorlage.xls, einer Datei für Bemerkungen und mehreren Druckvorlagen. Geschrieben ist es mit und für MS-Office 2000, läuft aber auch auf Office 97.*. Eine Anleitung findet sich auch hier.

Die Datei  notenvorlage.xls  ist ein großes Eingabeblatt und dient der Eingabe aller Daten, die auf dem Zeugnis erscheinen sollen: Name, Klasse, Geburtsdatum, Noten, Datum der Zeugnisausgabe, Fehlzeiten sowie Vermerke zur Schullaufbahn. Der Klassenlehrer (oder die Sekretärin?) bereitet dieses Dokument einmal vor, die Fachlehrer tragen ihre Noten bei uns an Lehrerrechnern direkt ein. Aus den eingegebenen Noten und den Noten des Vorhalbjahres kann eine Vorlage für die Notenkonferenz ausgedruckt werden. Hiernach müssen in  notenvorlage.xls  nur nur noch Fehlzeiten ergänzt werden, dann können die Zeugnisse direkt ausgedruckt werden. Die Bemerkungen hierfür kann der Klassenlehrer auch zuhause verfassen.
Hier die Versionen vom 5.8.02:

• Version für Grundschulen: als zip - als selbstentpackendes Archiv
   
• Version für Sekundarstufe I: als zip - als selbstentpackendes Archiv

0. Vorbereitung für den ersten Einsatz

   Dieses Paket besteht aus mehreren Dateien, die zunächst einmal in einen Ordner, z.B. c:\Zeugnisse\Vorlagen entpackt werden.
   Vor dem ersten Einsatz muss das Zeugnis  zeugnis.doc  einmalig für die Schule angepasst werden (Schulname und Adresse, Fächer, Wahlpflichtkurse, Layout), Dies ist die Vorlage für den Seriendruck. Die Seriendruckfelder tragen die Namen der ersten Spalte der Datei notenvorlage.xls. Wenn Fächernamen geändert werden müssen, tut man gut daran, das an gleicher Stelle auch in  notenvorlage.xls  zu ändern. (Tipp: Nicht Benötigte Fächer kann man einfach ausblenden. Spaltenkopf anklicken - rechte Maustaste, "ausblenden". Wird rückgängig gemacht mit "einblenden". In zeugnis.doc kann man die Einträge einfach löschen.)
   Man kann zwischen Feldnamen (wenig hilfreich und leider Layoutzerstörend) und Voransicht mit dem Schalter <<< ABC >>> in der Seriendruckleiste umschalten, dann kann man mit den Pfeilen rechts davon durch die Zeugnisse schalten.
   
   Für jede Klasse wird ein Ordner angelegt, in den alle Dateien dieses Paketes hinein kopiert werden. Der Klassenlehrer füttert dann "seine"  notenvorlage.xls  mit den Schülerdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum) und den Grunddaten (Klasse, Schuljahr und Halbjahr, Datum der Zeugnisausgabe). Gelbe Felder bei dem Beispielschüler füllen dabei automatisch alle Felder darunter gleich aus. Individuelle Änderungen sind aber immer noch möglich (z.B. bei der Bemerkung zu Schullaufbahn ("Versetzung").
   Wenn aus dem Vorhalbjahr schon dieses Verzeichnis existiert, wird die alte  notenvorlage.xls  kopiert und die Kopie in  alt.xls  umbenannt. Dann werden die Noten in der  notenvorlage.xls  gelöscht und die Daten aktualisiert. Tipp: Neue Schüler werden im laufenden Schuljahr besser unten angefügt, abgegangene entweder ausgeblendet oder in beiden Dateien gelöscht.
   

 

1. Eingabe

   Die Datei  notenvorlage.xls  dient der Eingabe aller Daten, die auf dem Zeugnis erscheinen:
   Name, Klasse, Geburtsdatum, Noten, Datum der Zeugnisausgabe, Fehlzeiten, Schullaufbahn. Ein Beispielschüler ist in dem Dokument vorhanden.

   Checkliste für die Eingabe:

   • Grunddaten eingeben: Klasse, Jahrgang, Halbjahr, Datum der Zeugnisausgabe (gelbe Felder)
   • Namen und Geburtsdaten aller Schüler
   • Noten aller Fachlehrer (Tendenz +/- kommt jeweils in das Feld hinter die Note, sonst erscheint es mit auf dem Zeugnis!)
   
   Die Bemerkungen werden vom Klassenlehrer in einer eigenen Datei  bemerkungen.xls  eingegeben, die mit notenvorlage.xls verknüpft ist. Dies hat den Vorteil, dass man die Bemerkungen unabhängig von der Notendatei bearbeiten kann und auch die Zeilenhöhe für Texte sinnvoll gestalten werden kann. Nur hier werden die Bemerkungen geändert,  notenvorlage.xls  holt sich die Texte von hier. Wichtig: Zeilenumbrüche gelingen nur mit ALT+Enter!
    
    
   
2. Notenkonferenz

   Ein einfacher Ausdruck der Datei notenvorlage.xls  ist eine gute Grundlage für jede Notenkonferenz.

 
 

3. Druck
    
   Wenn nun noch die
   • Fehlzeiten und die
   • Bemerkungen zur Schullaufbahn
   eingetragen sind, kann es ans Drucken gehen. Zum Drucken der Zeugnisse wird  serienzeugnis.doc  geöffnet. Wichtig: nur  notenvorlage.xls  wird automatisch aufgemacht, aber auch   bemerkungen.xls  muss offen sein, wenn die Bemerkungen länger als 256 Zeichen sind.
    
   Mit der Seriendruckleiste kann man sich die einzelnen Zeugnisse anschauen, indem man <<< ABC >>> eindrückt, dann kann man mit den Pfeilen rechts davon durch die Zeugnisse schalten (Voransicht). Man kann nun mit normalem "Drucken" das aktuell sichtbare Zeugnis drucken, allerdings immer nur genau dieses eine.
    
   
   Für Seriendruck (alle Zeugnisse auf einmal):
   • Extras - Seriendruck - "Ausführen...", dann kommt:
   
   
   • Seriendruck in: "Neues Dokument" (ist voreingestellt)
   • Welche Datensätze sollen gedruckt werden? von .... bis .....
   • Zusammenführen
   Hiermit öffnet sich ein neues Dokument, das alle Zeugnisse aneinander enthält. Dies kann man (z.B. unter z.doc) speichern und dann ausdrucken. Viele Copyshops bieten den Service an, diese Dokumente sauber und doppelseitig zu drucken. Preisvergleich kann hier lohnen.
   Aber auch mit jedem normalen Drucker kann man doppelseitig ausdrucken. Richtig empfehlen kann ich es aber nicht für ganze Klassensätze - es kostet doch sehr viel Zeit und oft Ärger mit Fehldrucken, wenn der Drucker zwei Seiten gleichzeitg einzieht oder ähnliches.
   • Datei - Drucken...
   • Option "Drucken: Ungerade Seiten" auswählen - OK... druckt die ersten Seiten.

     und jetzt entweder:

   • Stapel umgedreht wieder einlegen (vorher ausprobieren, in welcher Richtung!)
   • Jetzt zunächst "Optionen"
   • "Umgekehrte Druckreihenfolge" umschalten - OK...
   druckt die zweiten Seiten.

   oder:

   • Stapel einmal ganz umsortieren (dass das zuerst gedruckte Blatt wieder oben auf liegt) und wieder einlegen (vorher ausprobieren, in welcher Richtung!)
   • Datei - Drucken - "Gerade Seiten" auswählen - OK...
   fertig.
   Hier hilft immer nur: Ausprobieren und für den eigenen Drucker Notizen machen. Man braucht es doch irgenwann mal wieder.

Martin.Follmanngmx.net  - Hamburg 2003/2004